Caja = (Estrategia + Ejecución)?Personas

La Caja es la gran preocupación de la mayoría de las empresas. La Caja es el oxígeno que les permite hacer cosas y en estos momentos de crisis económica y especialmente de falta de liquidez se hace urgente encontrar soluciones y alternativas. Cuando iniciamos a pensar en la Caja, para el medio-largo plazo, nos damos cuenta que tenemos que revisar toda la empresa.

La Estrategia de la empresa tiene que ser un reflejo de los ingresos y crecimiento que podemos generar, obtenerlos o no y que sean rentables depende de la Ejecución, sin olvidarnos que todo este proceso lo realizan Personas. Esta es mi fórmula:

Caja = (Estrategia + Ejecución)^Personas

Las Personas definen la Estrategia y Ejecutan las acciones necesarias. Tan importantes son, que considero su actuación es exponencial tanto en lo positivo como en lo negativo. Jim Collins en su libro Good to Great, dice que lo importante son las Personas, si tienes las Personas adecuadas podrás hacer lo que quieras.

Personas adecuadas a lo que queremos hacer, haciendo las cosas correctas y adecuadamente en su tiempo, y esto que es muy difícil es lo más importante. En las empresas que triunfan el líder no gestiona Personas sino que lidera Personas y gestiona sus actividades. Igual que en modelo parental según el cual el padre puede querer al niño y al mismo tiempo mostrarse duro con su conducta inapropiada, “hijo, eres bueno, pero lo que has hecho está mal“ vs. “hijo, eres malo”. Es importante separar la persona de sus actividades. El líder debe ser capaz de mantener unas reglas y unos hábitos saludables, transmitir una cultura y unas pautas de conducta que se resumen en los valores identificativos de la compañía. Cuanto más se logra esta forma de hacer más saludable va a ser el Equipo de Personas y más prometedores van a ser los resultados.

La Estrategia es un reflejo de los ingresos y el crecimiento de la empresa. Planificar la Estrategia y ser capaces de formularla en una sola frase es una tarea que requiere un gran esfuerzo que vale la pena hacer por los extraordinarios resultados que se obtienen. Definir la Estrategia y ser capaces de comunicarla al Equipo y que este se alinee con ella es el gran reto de las empresas de hoy. Verne Harnish (Strategy: Seven Strata), nos propone un modelo para definir la estrategia en siete etapas:

– Buscar tus propias palabras,

– Definir la Promesa de Marca – a quién vamos a vender, qué necesidades cubrimos de nuestros clientes – qué les vendemos y qué les prometemos

– Que garantía ofrecemos si no cumplimos nuestra promesa, cómo nos penalizamos

– Ser capaz de escribir la estrategia en una frase

– Qué acciones nos proponemos hacer en los próximo 3-5 años, plazo que nos damos para doblar nuestra empresa

– Cuál es el Factor X que nos dará ventaja en el sector

– Un Objetivo a largo plazo que nos sirva de guía, que incluya la pasión por lo que hacemos, las competencias en las que podemos ser los mejores y aquello que nos proporciona el mayor beneficio unitario

Cuando nos planteamos un Objetivo a largo plazo, tenemos una visión, sabemos que hay algo que queremos conseguir, ¿qué hacemos?, Actuar, si no actuamos, esta visión se convierte en un sueño. Y ¿cómo lo hacemos? Imaginemos este objetivo – visión en un punto alto, normalmente no tenemos una pértiga para alcanzarlo, la pértiga sería como una magia que nos trasladara allí. No es así, lo que hacemos es apuntar en esta dirección y marcar objetivos a más corto plazo, 3-5 años. En este punto vemos cuáles son las cuatro o cinco habilidades y competencias que debemos desarrollar para llegar a estos objetivos. Ahora toca establecer nuestras metas para este año, alienadas con aquellos objetivos y además determinamos acciones que nos ayudarán a alcanzar aquellas habilidades y competencias que nos trazamos en el paso anterior. Ahora podemos concretar acciones. No se paren, el modelo nos pide que actuemos en el corto plazo.

Una vez establecida la Planificación de la Estrategia, manos a la obra, hay que actuar. Hay que hacer un Plan de Acción capaz de convertir los ingresos en beneficios. Para ello recomendamos Tres Reglas: Prioridades – Indicadores – Reuniones y Comunicación.

Pensar en un trimestre, qué prioridades tengo. Un trimestre es una carrera de trece semanas, no da tiempo a distraerse, ahí si se pueden establecer indicadores respecto de estas prioridades y que cada uno en la organización sepa lo que puede aportar para alcanzar el resultado propuesto. Hay que saber qué puede aportar cada uno cuando lo va a hacer y cuál es el indicador que va a medir su resultado. Qué, quién y cuándo, qué aporta cada uno de la empresa.

Todo ello requiere un ritmo de reuniones para que toda la organización esté alineada y participe. Reunión diaria, semanal, mensual, cada una con su agenda específica de los temas a tratar y el tiempo máximo de duración, 10-12 minutos, 60-90 minutos, 2-4 horas respectivamente. Rutinaria en la forma, excelente comunicación y sincronización del equipo en el fondo.

Definir un lema de comunicación para el trimestre, sencillo, asociado a la prioridad número uno, asociado a un premio si se consigue la cifra mágica esperada. Si recordamos nuestra infancia, era muy importante llegar al final del trimestre, si además conseguíamos los resultados esperados, el premio era doble, se acuerdan de la sensación, piensen en ella por un momento… Lográbamos pasar!!!!. En la empresa los tiempos son eternos, y nunca se termina, mi propuesta es marquen fecha cada trimestre y celebren lo que han conseguido. Recuperen el sentido del trimestre escolar.

Todas las actuaciones que se les puedan ocurrir para mejorar la Caja de su empresa, tales como acortar los ciclos de producción, ventas, cuentas de clientes, como los de cambiar el modelo de negocio o reducir los costes deben vincularse a la Planificación de la Estrategia y a su Ejecución.

Una reunión trimestral para evaluar el trimestre anterior y definir las nuevas prioridades, los indicadores y el lema de comunicación, y vuelta a empezar. La reunión anual para revisar la Planificación de la Estrategia a 3-5 años, sus objetivos y las metas del próximo año.

En cada una de estas reuniones participaran las personas de cada equipo y nivel según su responsabilidad y puesto en la empresa. No olviden, todas las personas deberían participar en al menos una reunión diaria.

Con este planteamiento es más fácil conseguir la Caja que necesitan para crecer. No es difícil de implementar, sólo hace falta disciplina y ganas de que sea así.

Lluís Mª Gras, Business Coach certificado por Gazelles blog Lluis Mª Gras